परीक्षा का रजिस्ट्रेशन हो, नौकरी का आवेदन, स्कॉलरशिप पोर्टल या कोई सरकारी सेवा, ज़्यादातर ऑनलाइन फ़ॉर्म एक तय साइज़ के अंदर फ़ोटो और सिग्नेचर माँगते हैं। फ़ोन की 3 MB वाली फ़ोटो अपलोड करें तो फ़ॉर्म मना कर देता है। जल्दबाज़ी में छोटा करें तो फ़ोटो धुंधली हो जाती है या उसका आकार बिगड़ जाता है। इस गाइड में समझिए कि फ़ॉर्म असल में क्या माँग रहा है और फ़ोन पर इसे सही तरीके से कैसे करें।
KB, पिक्सेल और सेंटीमीटर: तीनों अलग चीज़ें हैं
ज़्यादातर उलझन इन्हें आपस में मिलाने से होती है। फ़ॉर्म इनमें से एक, दो या तीनों बता सकता है:
- फ़ाइल साइज़ (KB): फ़ाइल कितनी जगह लेती है, जैसे “20 KB से 50 KB के बीच”। इसका संबंध कंप्रेशन और क्वालिटी से है।
- डाइमेंशन (पिक्सेल): फ़ोटो की चौड़ाई और ऊँचाई, जैसे “200 × 230 पिक्सेल”। इसका संबंध आकार और रेज़ोल्यूशन से है।
- प्रिंट साइज़ (cm या mm): प्रिंट होने पर फ़ोटो कितनी बड़ी दिखे, जैसे “3.5 cm × 4.5 cm”। स्क्रीन पर यह ज़्यादातर फ़ोटो का आकार (चौड़ाई और ऊँचाई का अनुपात) तय करता है।
पहले आकार सही करें, फिर पिक्सेल, और आख़िर में फ़ाइल को KB की सीमा में लाएँ। इसी क्रम से फ़ोटो साफ़ बनी रहती है।
शुरू करने से पहले: अच्छी फ़ोटो लें
अच्छी फ़ोटो से आगे का सारा काम आसान हो जाता है। खिड़की की तरफ़ मुँह करके खड़े हों ताकि रोशनी नरम रहे, और पीछे सादी हल्के रंग की दीवार हो। फ़ोन को आँखों की ऊँचाई पर रखें, सीधे कैमरे में देखें, और जब तक फ़ॉर्म कुछ और न कहे, चेहरे का भाव सामान्य रखें। सिग्नेचर के लिए सादे सफ़ेद काग़ज़ पर गहरे रंग के पेन से साइन करें, और अच्छी रोशनी में सीधी फ़ोटो लें ताकि हाथ या फ़ोन की परछाईं न पड़े।
क़दम-दर-क़दम: फ़ॉर्म जितना माँगे, उतना साइज़
- निर्देश पढ़ें। KB की सीमा, पिक्सेल डाइमेंशन (अगर दिए हों), फ़ाइल का प्रकार (अक्सर JPG या JPEG) और कोई न्यूनतम साइज़ लिखा हो तो उसे नोट करें। फ़ाइल बहुत बड़ी होने के साथ-साथ बहुत छोटी होने पर भी रिजेक्ट हो सकती है।
- सही आकार में क्रॉप करें। फ़ोटो में चेहरा और कंधों का ऊपरी हिस्सा वैसे आए जैसा फ़ॉर्म में लिखा है। सिग्नेचर के चारों ओर थोड़ी सफ़ेद जगह छोड़कर कसकर क्रॉप करें।
- डाइमेंशन सेट करें, अगर दिए हों। फ़ॉर्म में पिक्सेल दिए हों तो ठीक वही रखें। न दिए हों तो छोटे अपलोड के लिए हर तरफ़ कुछ सौ पिक्सेल आम तौर पर काफ़ी हैं।
- KB की सीमा तक कंप्रेस करें। ऐसा टूल इस्तेमाल करें जिसमें 50 KB या 20 KB जैसा लक्ष्य ख़ुद लिख सकें। सीमा से थोड़ा कम रखें, जैसे 50 KB की सीमा के लिए 45 KB।
- JPG में सेव करें, जब तक फ़ॉर्म कोई और फ़ॉर्मेट न माँगे। फ़ोटो के लिए PNG फ़ाइलें अक्सर काफ़ी बड़ी होती हैं।
- नतीजा जाँचें। फ़ाइल खोलें, ज़ूम करके देखें कि चेहरा या सिग्नेचर साफ़ है, और फ़ाइल मैनेजर में साइज़ देख लें।
अक्सर माँगे जाने वाले साइज़
| अपलोड | अक्सर माँगा जाने वाला साइज़ | सुझाव |
|---|---|---|
| फ़ोटो | लगभग 20 KB से 50 KB, कभी-कभी 100 KB या 200 KB तक | फ़्रेम में चेहरा बड़ा रखें; सादा हल्का बैकग्राउंड। |
| सिग्नेचर | लगभग 10 KB से 20 KB, कभी-कभी 50 KB तक | चौड़ा और कम ऊँचा क्रॉप; स्याही गहरी दिखे। |
| अंगूठे का निशान या हाथ से लिखा घोषणा-पत्र | हर फ़ॉर्म में अलग | सफ़ेद काग़ज़ पर स्कैन करें, ब्लैक एंड व्हाइट अक्सर बेहतर रहता है। |
ये सिर्फ़ उदाहरण हैं, नियम नहीं। आपके फ़ॉर्म के निर्देश ही अंतिम हैं।
इन ग़लतियों से अपलोड रिजेक्ट होता है
- क्रॉप की जगह खींचना। लंबी फ़ोटो को ज़बरदस्ती चौकोर बनाने से चेहरा पिचक जाता है। पहले सही आकार में क्रॉप करें।
- ज़रूरत से ज़्यादा कंप्रेस करना। 50 KB की सीमा का मतलब 5 KB की फ़ाइल नहीं है। बहुत छोटी फ़ाइल धुंधली और टूटी-सी दिखती है।
- फ़ोटो का स्क्रीनशॉट। स्क्रीनशॉट में फ़ोन की स्क्रीन के किनारे आ जाते हैं और साइज़ बदल जाता है। हमेशा असली फ़ोटो से काम करें।
- ग़लत फ़ाइल टाइप। HEIC या WebP फ़ाइलें कई बार स्वीकार नहीं होतीं। JPG में सेव करें।
- फ़ोटो और सिग्नेचर की अदला-बदली। फ़ाइलों के नाम साफ़ रखें, जैसे photo_50kb.jpg और sign_20kb.jpg।
Stash-it! से आसान तरीका
Stash-it! एक मुफ़्त Android ऐप है जिसमें इसी काम के टूल हैं। फ़ॉर्म के लिए सही साइज़ टूल फ़ोटो और सिग्नेचर को उतने साइज़ में देता है जितना ऑनलाइन फ़ॉर्म माँगता है, और साइज़ छोटा करें टूल फ़ोटो या PDF को 100 KB, 200 KB, 500 KB या आपके लिखे साइज़ तक लाता है, जैसे 50 KB या 20 KB। नई फ़ोटो चाहिए तो पासपोर्ट फ़ोटो टूल साफ़ सफ़ेद बैकग्राउंड देता है।
टूल कुछ Stash सिक्के लेते हैं। हर सुबह 25 मुफ़्त सिक्के मिलते हैं, और हर टूल का पहला इस्तेमाल मुफ़्त है। आपकी फ़ोटो आपके फ़ोन पर ही रहती हैं; जब तक आप शेयर न करें, कुछ अपलोड नहीं होता। ऐप हिंदी और English दोनों में चलता है।
यह काम Stash-it! में कुछ टैप में करें। हर टूल का पहला इस्तेमाल मुफ़्त है।
मुफ़्त में पाएँGoogle Playअगर फ़ॉर्म PDF माँगे तो?
कुछ पोर्टल सर्टिफ़िकेट या पहचान-पत्र PDF में, एक तय साइज़ के अंदर माँगते हैं, अक्सर 100 KB, 200 KB या 500 KB। तरीका मिलता-जुलता है, पर कुछ और तरकीबें भी हैं, जैसे ब्लैक एंड व्हाइट में स्कैन करना और फ़ालतू पेज हटाना। पढ़ें: फ़ोन पर PDF को 100 KB तक कैसे छोटा करें। कई दस्तावेज़ों को एक फ़ाइल में जोड़ना हो तो यह गाइड देखें: How to merge PDFs on Android (English)।
अपलोड से पहले आख़िरी जाँच
- फ़ाइल का साइज़ फ़ॉर्म की सीमा के अंदर है, थोड़ी गुंजाइश के साथ
- डाइमेंशन मेल खाते हैं, अगर फ़ॉर्म ने बताए हैं
- ज़ूम करने पर भी चेहरा या सिग्नेचर साफ़ है
- फ़ाइल JPG में है (या जो फ़ॉर्मेट फ़ॉर्म माँगे)
- फ़ोटो और सिग्नेचर की फ़ाइलों के नाम साफ़ हैं और आपस में बदले नहीं हैं